El Ayuntamiento de Chiclana, a través de la Delegación Municipal de Modernización de la Administración, implantará a partir del 1 de enero una aplicación informática que posibilitará la gestión de decretos de forma digital, una vez que finalice el periodo de pruebas a la que está siendo sometida.
Según ha explicado la edila al frente de este área, Ascensión Hita, la aplicación de esta medida “supondrá una ruptura con el modelo tradicional de aprobación y gestión de decretos de este tipo de documentos, eliminando por completo tanto los decretos en papel como los libros de decretos, y dando origen así al libro de decretos digital”.
De esta manera, ha agregado, “a partir de ese momento los decretos se gestionarán de forma normalizada, mediante esta aplicación específica, lo que aportará un mayor rigor, orden y eficiencia en la gestión. Esta aplicación será usada por unos 170 personas, entre tramitadores y firmantes, con un volumen que superará los 8.000 decretos anuales”.
Las ventajas de utilizar este nuevo sistema, desarrollado por el Servicio de Organización Calidad (SOC), serán por un lado un mayor dinamismo en los procesos internos, evitando tiempos muertos en la gestión, ya que en todo momento se podrá conocer en que paso se encuentra. Además, permitirá incrementar la calidad de los procedimientos, al disponer de una herramienta que posibilitará el tratamiento electrónico completo del trámit.
Asimismo, la utilización de esta herramienta informática evitará la pérdida o destrucción no deseada o accidental de documentos, y una comunicación al exterior de manera electrónica y segura a través del Código Seguro de Verificación (CSV), eliminando así la necesidad de realizar copias y sus compulsas.
Junto a ello, esta aplicación facilitará la utilización de estándares que permitan avanzar en el campo de interoperabilidad entre distintas administraciones y su integración con otros sistemas de información.
Según ha explicado Ascensión Hita, “para la firma de los documentos, se utilizará la firma electrónica avanzada, mediante la utilización de certificados digitales emitidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, o cualquier otro admitido por la plataforma “@fima”, como el dni electrónico. Estos certificados serán validados en el momento de cada firma, a través de nuestra plataforma de administración electrónica.
Asimismo, esta aplicación controlará en el momento de la redacción la disponibilidad de los diferentes firmantes que intervienen en la tramitación de los decretos, para que no exista demoras. Además, permitirá emitir certificados, notificaciones al exterior, tanto en papel como con notificaciones electrónica, realizando el proceso de registro de salida de manera automática, y permitirá realizar fácilmente los traslados internos, la emisión de libro de decretos y el libro de extractos.
